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Grupos de trabajo

24 junio 2021

¿Qué encontrarás en este artículo?

¿Qué son y cuáles son las ventajas de los grupos de trabajo? En el mundo empresarial actual, la eficiencia y la productividad son elementos clave para el éxito. Una de las formas más efectivas de lograrlo es mediante la implementación de grupos de trabajo bien organizados y altamente efectivos.

¿Qué son los grupos de trabajo?

Los grupos de trabajo son equipos de empleados que colaboran de manera conjunta en proyectos o tareas específicas dentro de una organización. Estos equipos se caracterizan por tener habilidades complementarias y un objetivo común, lo que les permite abordar desafíos y oportunidades de manera más efectiva que los individuos trabajando por separado.

¿Cómo funcionan?

El funcionamiento de los grupos de trabajo puede variar dependiendo del tipo de organización, el propósito del equipo y la naturaleza de las tareas que deben llevar a cabo. Sin embargo, existen ciertos elementos comunes que se encuentran en la mayoría de los grupos de trabajo exitosos. Aquí se describen los aspectos clave de su funcionamiento:

Formación del Grupo de Trabajo: La creación de un grupo de trabajo generalmente es una decisión estratégica de la dirección de la empresa o del líder del equipo. Se seleccionan cuidadosamente a los miembros del grupo en función de sus habilidades, conocimientos y experiencia relevantes para el objetivo del equipo.
Definición del Objetivo: El grupo de trabajo debe tener un objetivo claro y bien definido desde el principio. Este objetivo debe ser comprensible para todos los miembros y estar alineado con los objetivos generales de la organización.
Roles y Responsabilidades: Cada miembro del grupo debe tener un rol específico y responsabilidades asignadas que contribuyan al logro del objetivo común. Estos roles y responsabilidades se definen en función de las fortalezas y habilidades individuales de los miembros.
Comunicación Abierta: La comunicación efectiva es esencial en el funcionamiento de un grupo de trabajo. Los miembros deben sentirse cómodos compartiendo ideas, brindando retroalimentación, expresando preocupaciones y actualizando al equipo sobre su progreso.
Toma de Decisiones: Los grupos de trabajo deben tomar decisiones en conjunto. Esto se logra a través del debate, la discusión y la evaluación de las diferentes opciones disponibles. La toma de decisiones puede ser democrática o basarse en la experiencia y conocimientos de miembros clave.
Colaboración y Sinergia: Los miembros del grupo deben colaborar y trabajar juntos para alcanzar el objetivo compartido. La sinergia entre los miembros, donde el todo es mayor que la suma de las partes, puede impulsar la creatividad y la eficacia del grupo.
Planificación y Organización: El grupo de trabajo debe planificar y organizar sus actividades de manera efectiva. Esto implica establecer plazos, asignar tareas, definir recursos necesarios y asegurarse de que todos estén alineados con el plan de trabajo.
Resolución de Conflictos: Los conflictos pueden surgir en cualquier equipo de trabajo. Es importante abordarlos de manera constructiva y buscar soluciones que beneficien al equipo y al objetivo común. La gestión adecuada de conflictos puede fortalecer la cohesión del grupo.
Evaluación y Mejora Continua: Los grupos de trabajo deben evaluar periódicamente su desempeño y resultados en relación con el objetivo establecido. Esto les permite identificar áreas de mejora y ajustar su enfoque para ser más efectivos en el futuro.

Características de los Grupos de Trabajo:

Objetivo Común: Los grupos de trabajo tienen un objetivo compartido que guía sus esfuerzos y acciones. Este objetivo debe estar claramente definido y ser comprendido por todos los miembros del equipo.
Estructura Organizada: Los grupos de trabajo suelen contar con una estructura organizada que incluye roles y responsabilidades bien definidos para cada miembro. Esto asegura que cada individuo sepa qué se espera de él y cómo contribuir al objetivo general.
Colaboración: La colaboración es una característica central de los grupos de trabajo. Los miembros trabajan juntos, compartiendo ideas y conocimientos para lograr el éxito del equipo en lugar de centrarse en objetivos individuales.
Diversidad: Los grupos de trabajo se benefician de la diversidad de sus miembros en términos de habilidades, experiencia, antecedentes culturales y perspectivas. Esta variedad enriquece la toma de decisiones y permite abordar problemas desde diferentes ángulos.
Comunicación Abierta: Una comunicación clara y abierta es esencial en los grupos de trabajo. Los miembros deben sentirse cómodos expresando sus ideas, compartiendo información y brindando retroalimentación constructiva.
Autonomía y Responsabilidad: Aunque trabajan juntos hacia un objetivo común, los grupos de trabajo a menudo tienen cierto grado de autonomía para tomar decisiones en función de su experiencia y conocimientos. Con esta autonomía también viene la responsabilidad de rendir cuentas por sus acciones y resultados.

Ventajas de los Grupos de Trabajo:

Creatividad e Innovación: La combinación de diferentes perspectivas y experiencias en un grupo de trabajo fomenta la creatividad e innovación. La sinergia entre los miembros puede conducir a soluciones únicas y fuera de lo común.
Mejora de la Toma de Decisiones: La diversidad de ideas y opiniones permite una toma de decisiones más informada y bien fundamentada. Los debates y discusiones en el grupo ayudan a evaluar múltiples opciones antes de tomar una decisión.
Mayor Eficiencia: Los grupos de trabajo pueden dividir tareas complejas en subtareas más manejables, lo que aumenta la eficiencia y acelera la finalización de proyectos.
Fomento de la Motivación: El sentido de pertenencia a un grupo y trabajar hacia un objetivo común puede aumentar la motivación de los empleados, lo que a su vez mejora la satisfacción laboral y la retención del talento.
Desarrollo de Habilidades: Los miembros del grupo de trabajo pueden aprender de sus colegas y desarrollar nuevas habilidades a medida que trabajan juntos y comparten conocimientos.

Ventajas de los grupos de trabajo

Creatividad e Innovación: La combinación de diferentes perspectivas y experiencias en un grupo de trabajo fomenta la creatividad e innovación. La sinergia entre los miembros puede conducir a soluciones únicas y fuera de lo común.
Mejora de la Toma de Decisiones: La diversidad de ideas y opiniones permite una toma de decisiones más informada y bien fundamentada. Los debates y discusiones en el grupo ayudan a evaluar múltiples opciones antes de tomar una decisión.
Mayor Eficiencia: Los grupos de trabajo pueden dividir tareas complejas en subtareas más manejables, lo que aumenta la eficiencia y acelera la finalización de proyectos.
Fomento de la Motivación: El sentido de pertenencia a un grupo y trabajar hacia un objetivo común puede aumentar la motivación de los empleados, lo que a su vez mejora la satisfacción laboral y la retención del talento.
Desarrollo de Habilidades: Los miembros del grupo de trabajo pueden aprender de sus colegas y desarrollar nuevas habilidades a medida que trabajan juntos y comparten conocimientos.

Las listas

Los roles que desempeña la gente en grupos.
La naturaleza de los grupos altamente efectivos.
Cómo construir un grupo más efectivo.
El primer encuentro del nuevo grupo.
Síntomas de Pensamiento Grupal.
Cinco métodos para la toma de decisiones.
Ocho tipos de dirección del trabajo en equipo.

Roles que la gente desempeña en los grupos de trabajo

¿Los miembros de un grupo usualmente toman el mismo rol o éste varía?
¿Qué efectos tiene cada uno de estos roles en los otros miembros y en calidad de las discusiones?
¿Qué rol prefiere usted?
¿Lo usa usted demasiado o muy poco?

El animador: se pone de parte de los demás; agrega actividad al grupo; muestra entusiasmo positivo, bromas o risas en los acuerdos.
El “de acuerdo”: está de acuerdo con el curso de acción propuesto; accede a órdenes y requerimientos.
El negativo: toma una actividad negativa; duda; alega en contra de la mayoría de las ideas o propuestas.
El árbitro: intenta considerar los dos lados de un problema; suaviza los conflictos.
El egoísta: interrumpe; demanda atención; es excesivamente positivo y asertivo.
La persona de acción: sugiere una solución o curso de acción; insiste en que el grupo tome una decisión.
El cuestionador: busca información, opiniones o sugerencias de los otros miembros del grupo; busca clarificar la situación.
El informador: da información; cita ejemplos.
El “yo pienso”: consistentemente da sus propias opiniones sin que estén fundamentadas en hechos.
El formulador de problemas: inicia nuevos tópicos de discusión.
El agresor activo: muestra irritación y frustración; critica; culpa a otros; ridiculiza a otros; usa el sarcasmo.
El agresor pasivo: actúa indiferente, distante, frío; evade o pospone el cumplimiento de alguna sugerencia; llega a ser excesivamente formal.
El autócrata: controla el comportamiento; da órdenes; deniega permisos.
El compilador del grupo: define la posición del grupo; dice “dónde está el pensamiento del grupo”, regresándolo al punto en que se había desviado.
El “¿en dónde estamos parados ahora?”: quiere saber en dónde está parado el grupo; pide resúmenes.
El desertor pasivo: sueña de día; garabatea; murmura con otros; toma una conducta social irrelevante.
El desertor activo: se retira; abandona el caso.

Naturaleza de los grupos altamente efectivos

Los miembros del grupo se sienten atraídos hacia él y son leales a los miembros, incluyendo al líder.
Los miembros y líderes tienen un alto grado de confianza en cada uno de los otros.
Los valores y metas del grupo son la integración y expresión de los valores y necesidades relevantes de sus miembros.
Toda la interacción, solución de problemas, actividades de toma de decisiones, etc. ocurren en una atmósfera de apoyo.
Sugerencias, comentarios, ideas, información y críticas son presentadas con una orientación de ayuda.
El grupo está deseoso de contribuir a que los miembros desarrollen plenamente su potencial.
El grupo conoce el valor de una conformidad “constructiva”, y saben también cuándo usarla y para qué propósitos.
Hay una gran motivación en cada uno de los miembros para comunicar total y francamente al grupo toda la información que sea relevante y valiosa para las actividades grupales.
Los miembros se sienten seguros al tomar decisiones que les parecen apropiadas.

Construyendo grupos de trabajo más efectivo

Un ex jugador de foot-ball, de aproximadamente 26 años, fue invitado a hacer una lista de requisitos para un grupo efectivo. Aunque nunca antes había hecho algo así, terminó con la lista en aproximadamente 10 minutos. Obviamente lo realizó sobre su experiencia en foot-ball. Las analogías sobre Dirección fueron agregadas por el autor y se encuentran entre paréntesis.

Se debe empezar por seleccionar buenos jugadores (¿Cuánto tiempo gastamos en nuestro proceso de selección y le confiamos a éste la gente apropiada?)
Cambios frecuentes de posición para adquirir experiencia. (Rotación de puestos)
El entrenador debe ampliar la experiencia de los jugadores. (Esto puede ser desarrollo gerencial, tal como cooperar con las fuerzas de trabajo, poder actuar como suplente en ciertas labores o participar en proyectos desafiantes adicionalmente al trabajo normal)
Mantener la flexibilidad dentro de la estructura. (Transacciones de trabajo flexibles, redistribución de trabajo de acuerdo con las necesidades y horarios flexibles cuando sea posible)
Formar un grupo de jugadores para competir. Esto mantiene a los equipos en alerta, y se da la lucha individual por las posiciones y el deseo por mantenerlas. (Selección y reclutamiento)
Preferentemente más de un entrenador. Probablemente un asistente de entrenador es mejor para discutir las tácticas del equipo. Dos opiniones son mejores que una. (No estoy seguro de esto, es tal vez un aspecto de la personalidad de los jugadores de foot-ball o de la manera es que les gusta que funcionen las cosas)
Buenos incentivos para mantener el equipo unido, lo cual obviamente puede conducir a un espíritu más exitoso. (Trabajo en equipo)
Si usted tiene un grupo ganador, atrae otros ganadores que desean ser parte de la acción. (Fijar metas altas).
Estrategias para minimizar ofensas y daños (estrés)
Anular o eliminar las inconsistencias del arbitraje, particularmente cuando hay problemas. (Evaluar clarificando roles y autoridad)
La mejor comunicación posible. (Creo que ya he oído esta canción)
La mejor escucha posible. (Ditto)

El primer encuentro del nuevo grupo

En ocasiones los grupos son formados para complementar un proyecto específico en un tiempo determinado. Estos grupos son llamados a veces equipo de proyecto. En las organizaciones de tipo matriz, estos grupos son lo normal. Para dar un buen inicio a estos grupos, aquí hay algunas preguntas para ser resueltas y tareas para ser complementadas antes de la primera reunión.

¿Cómo sabrá cuando su trabajo ha sido hecho y por lo tanto el equipo debe terminar? En otras palabras, en términos de resultados, ¿para realizar qué cosas específicas fue formado este equipo?
En el momento, ¿cuáles son los recursos del equipo en cuanto a habilidades, tiempo disponible, presupuesto, etc.?
¿Qué otros recursos requerirá para complementar el proyecto en tiempo y con alta efectividad?
Bosquejar un plan tentativo para el equipo con responsabilidades, especificando cuándo debe ser completada cada actividad necesaria. Sea específico; por ejemplo use: “completado por…” en lugar de “iniciado por…”
Listar los aspectos que les gustaría levantar para lograr trabajar en equipo como deberían.

Síntomas de pensamiento grupal

Ilusiones de invulnerabilidad.
Racionalizar información desagradable y sin confirmar.
Creencia en la moral inherente al grupo.
Estereotipar a los competidores como débil, perverso o estúpido.
Aplicar presión directa sobre desviaciones, para someterlas a los deseos del grupo.
Auto-censura por parte de los miembros.
Ilusiones de unanimidad.
Guardia del pensamiento; esto es que los miembros protegen al grupo de ideas o puntos de vista perturbadores.

Cinco métodos para tomas de decisión

Uno-solo: en el método uno-solo el miembro de mayor jerarquía toma la decisión solo y la anuncia al equipo.
Uno-uno: en el método uno-uno el miembro de más alto nivel obtiene las sugerencias de uno de los miembros del equipo, basando en ello su decisión.
Uno-equipo: en el método uno-equipo el miembro de más alto nivel obtiene sugerencias de los miembros del equipo que se ven directamente afectados por la decisión y basa la decisión en las sugerencias recibidas por todo el equipo.
Mayoría: en este método de decisión se somete a votación, y la mayoría decide.
Consenso: en este método, el equipo como una unidad, comparte información, sugerencias e ideas y, como equipo, llegan a la decisión a través de lograr el consenso.

Todos estos métodos son apropiados para distintas ocasiones. Para algunas decisiones la baja participación el método uno-solo es apropiado, en otras ocasiones lo métodos de alta participación puede ser empleados. Un gerente más efectivo debe hacer uso de todas ellas.

Ocho tipos de dirección del trabajo en equipo

Se han identificado claramente ocho tipos de dirección del trabajo en equipo. Cuatro son más efectivos y cuatro menos efectivos. Los cuatro más efectivos son: solución de problemas, productivo, creativo y procedimientos. Los cuatro menos efectivos son: mixto, lucha, dependencia y fuga.

El gerente efectivo debe ser capaz de observar e identificar cuál de los cuatro tipos más efectivos debería usar y cómo crear las condiciones en el equipo para que el método pueda ser usado. La siguiente lista le ayudará a reconocer qué tipo de equipo tiene y le dará unas guías sobre cómo debería cambiarlo.

Solución de problemas: El grupo intenta examinar el problema tan amplia y profundamente como sea posible, de esta manera llegan a la solución óptima con la cual todos están comprometidos. La debida consideración está dada en cuanto a las tareas y a los sentimientos de los individuos. Las ideas son de gran relevancia para las tareas.
Productivo: Un equipo orientado a la tarea, cuya principal preocupación son las tareas inmediatas. Las contribuciones vienen de aquellos que impulsan sus propias ideas. Los desacuerdos ocurren frecuentemente, pero suelen ser muy útiles. Las discusiones en el equipo productivo pueden estar dominadas por pocos miembros, pero ese liderazgo es benéfico. La evaluación generalmente está enfocada en hacer al equipo más eficiente.
Creativo: Un equipo que se enfoca principalmente en el desarrollo de sus miembros y de sus ideas. Se pone mucha atención a la opinión de las minorías y cómo incorporar las ideas de todos los miembros en la decisión. Los desacuerdos, aunque se derivan de ellos. La evaluación de los esfuerzos del equipo usualmente apunta a mejorar la creatividad del grupo.
Procedimiento (burocrático): Un equipo que sigue los procedimientos y patrones establecidos. La creatividad y las contribuciones, aunque recibidas dentro de los procedimientos definidos, son sanas. Los miembros escuchan cortésmente y los desacuerdos se manejan formalmente. El liderazgo es rutinario. La evaluación usualmente compara los esfuerzos del grupo con los de otros o con una reunión anterior; sin embargo, es funcional.
Mixto: Un equipo que intenta comprometerse entre lograr las tareas y la parquedad sentimental de la gente. El resultado es menos efectivo. El equipo carece de enfoque al problema, los comentarios de los miembros suelen ser irrelevantes y los intentos de creatividad generalmente son fallidos. Los desacuerdos existen, pero no son útiles. El liderazgo por lo general está ausente cuando se necesita y presente cuando no se necesita. La evaluación es débil.
Lucha: Un equipo caracterizado por el conflicto y el debate. El conflicto no es funcional, asimismo las contribuciones y la creatividad son bloqueados por miembros que alegan. El liderazgo es dominado por uno o dos miembros, generalmente aquellos que hablan más alto. Los desacuerdos entre individuos a veces llegan a ser personales. La evaluación de los esfuerzos del equipo usualmente significa atacar a los miembros.
Dependencia: Un equipo cuyo lema es la armonía. Se pone más atención a evitar un conflicto que a discutir un problema. La mayoría de las contribuciones son aquellas con las cuales se espera que todos y cada uno concuerde; las ideas creativas son bloqueadas cuando son vistas como una posible crítica a algún miembro o al equipo. Los desacuerdos, aun cuando evidentemente son funcionales, se evitan. El liderazgo a veces evoluciona, pero usualmente es amistoso y débil. La evaluación de los esfuerzos del grupo generalmente se da como cumplidos.
Fuga: Un equipo que muestra el mínimo interés por realizar su trabajo. El conflicto es mantenido al mínimo por la energía que esto requiere. La creatividad y las contribuciones son escasas y el liderazgo parece estar ausente. Generalmente las decisiones no son decisiones, sino el simple replanteamiento y re-explicación del problema como existía originalmente. Es muy raro algún esfuerzo por hacer alguna evaluación o por mejorar la actuación del equipo.

Artículo publicado en la revista Management Today en español,
Sección “Del archivo privado de Bill Reddin” mayo de 1992; pp. 34-34, junio de 1992 32-33.