¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es la secuencia de actividades a realizar, para producir un producto o un servicio determinado. Define las tareas o etapas que componen un proceso operativo, en los diferentes campos del trabajo organizado, ya sea en el ámbito de la producción, de la venta, de la administración, de los proyectos, etc., estableciendo con claridad las tareas o las etapas consecutivas.Importancia de los flujos de trabajo
Los flujos de trabajo son importantes, porque ordenan el trabajo de las personas que intervienen en el logro de un fin común. Cuando cada persona sabe y comprende qué le corresponde hacer, es más sencillo orquestar en forma productiva y eficiente la actividad dentro de una organización.Tipos de flujos de trabajo
Los flujos de trabajo se clasifican en cuatro en función de la naturaleza de las actividades que los componen:- Los flujos del tipo Separado: Están compuestos por actividades repetitivas, procesos que siempre se realizan de la misma forma, no están sujetos a cambios, ni a necesidades de optimización. Algunos ejemplos son: el registro contable de las ventas o de los gastos; la elaboración de una gelatina; el ensamble de un modelo de zapato, el proceso para pagar a los proveedores, etc.
- Tipo Dedicado: Están compuestos por actividades que cambian en cada ocasión, no son repetitivas, pero cumplen ciertas etapas comunes y cuya ejecución requiere actividades diferentes según sea el caso. También tareas que pueden y deben optimizarse. Responder a una emergencia en un negocio logístico es de esta característica, si bien podemos mencionar las etapas que deben seguirse para responder a una emergencia en general, las actividades específicas, para cada caso, dependerán de las particularidades del momento. El flujo de trabajo para construir vivienda, es otro ejemplo, podemos identificar las etapas, sin embargo, en cada caso, las actividades dependerán del diseño, del tipo de materiales y de las particularidades del terreno. En general la gestión de proyectos o “Project management”, es de esta cualidad.
- Tipo Relacionado: Son aquellos trabajos que realiza personal experto, conocen el trabajo, la forma de realizarlo y su criterio determinará la forma de proceder en cada caso. Hay poca repetición y más bien la actividad es decidida por la persona competente en cuestión. La reparación de un equipo hidráulico, es un buen ejemplo, el técnico aporta su criterio para comprender la falla y también define con libertad las acciones para arreglarla; las actividades y criterios para la defensa jurídica en un caso mercantil; las características y actividades para desarrollar la imagen institucional de un negocio; la forma en que un maestro desarrolla el talento de sus alumnos, etc.
- Tipo Integrado: Son trabajos de naturaleza compleja como son la innovación, decisiones para el manejo del futuro que es incierto, o trabajos de naturaleza inter dependiente, donde personas de diversas especialidades deben decidir y trabajar en conjunto para resolver y generar el resultado esperado. La construcción de un hospital es un trabajo de este tipo, donde se requieren expertos que aportan una parte del criterio para las decisiones, pero que deben conjuntarlo con las aportaciones de otros, integrándolas; la creación de nuevas divisiones de negocio es de esta naturaleza también; la planeación estratégica.
¿Qué es un diagrama de flujos de trabajo?
Un diagrama de flujo de trabajo o workflow es la representación gráfica simbólica de un proceso. Los símbolos utilizados típicamente son:- Óvalo o Elipse: Inicio y término.
- Rectángulo: Actividad.
- Rombo: Decisión.
- Círculo: Conector.
- Triángulo boca abajo: Archivo definitivo.
- Triángulo boca arriba: Archivo temporal.
¿Cómo hacer un diagrama de flujo de trabajo?
Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:- Establecer el alcance del proceso. Se fija así el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
- Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso y su orden cronológico.
- Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
- Identificar y listar los puntos de decisión.
- Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.
- Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso.
Beneficios de un correcto flujo de trabajo
Los beneficios de los flujos de trabajo dependen de la correcta aplicación de sus alcances, según la naturaleza del trabajo. Esta última determinará los instrumentos y el liderazgo para garantizar su efectividad.Separado (Trabajo repetitivo, necesidad de control)
- Instrumentos:
- Diagramas de flujo.
- Procedimientos sobre cómo realizar las tareas.
- Criterios documentados para tomar decisiones.
- Medición periódica de puntos de control.
- Liderazgo: Supervisión periódica de puntos de control.
- Beneficios: Se logra estandarizar procesos y ejecución correcta, para garantizar resultados iguales, confiables, veraces.
Dedicado (Trabajo cambiante, posibilidad de optimización)
- Instrumentos:
- Diagramas de flujo que describen etapas del proceso.
- Medición de los estándares logrados de velocidad, costo, tiempo, etc.
- Análisis de causas y determinación de planes con las acciones correctivas o de optimización.
- Formación del líder para que tenga más conocimiento.
- Liderazgo: Dirigir la implementación de planes con una evaluación constante y una conducción presente y activa.
- Beneficios: Se logra optimizar procesos en forma continua.
Relacionado (Trabajo experto o creativo)
- Instrumentos:
- Los diagramas de flujo no son útiles para este tipo de trabajo.
- Instrumentos para poder evaluar la competencia de los expertos en su campo (ya sea técnica o gerencial) y asignar el trabajo a cada individuo, por el nivel de competencia.
- Liderazgo: Ser comprensivo y cálido cuidando el ambiente de trabajo, apoyar y ayudar atendiendo las necesidades de los expertos.
Integrado (Trabajo de expertos complejo o interdependiente)
- Instrumentos:
- Diagramas de flujo que describen etapas del proceso, definiendo cuáles decisiones y etapas deben realizarse en equipo.
- Instrumentos para poder evaluar la competencia de los expertos en su campo (ya sea competencia gerencial o técnica) e involucrarlos en el proceso según su nivel de competencia.
- Diseñar las juntas para los momentos de tomar decisiones participativas.
- Liderazgo: participativo, motivacional que involucre y comprometa a las personas, recurra al trabajo en equipo.
- Beneficios: Se logran resultados integrales y de amplio alcance, respaldados por el compromiso de las personas involucradas.
