El éxito para juntas efectivas depende en más de un 80% de la planificación. Los elementos determinantes de una buena junta son:
- Propósito
- Estrategia de conducción
- Quiénes asisten
- Información previa
- Duración
La experiencia gerencial indica que son solo 3 motivos los que justifican la realización de una junta efectiva:
- Comunicación institucional
- Toma de decisiones
- Evaluación y retroalimentación
En el primer motivo frecuentemente se quiere asegurar que el grupo meta de la reunión sepa lo mismo del tema que se comunica al mismo tiempo, y se disipe cualquier duda para evitar especulaciones. La persona a la cabeza convoca y comunica.
Una reunión para toma de decisiones puede ser usada para planificar objetivos y diseñar estrategias, o bien para evaluar nuevas oportunidades y derivar de ellas proyectos con responsables bien identificados.
En cuanto al propósito de evaluación y retroalimentación, es frecuente que todo plan de acción requiere revisión periódica en cuanto a su evolución, para revisar avances e identificar obstáculos.
Se acostumbra también evaluar la efectividad de los incumbentes y dar retroalimentación para provocar cambios sobre la marcha que ayuden a una conclusión exitosa.
La estratega de conducción se deriva del perfil del grupo participantes, del contexto al momento de celebrar la reunión y del estado anímico necesario para los propósitos.
Es común incluir iniciativas para provocar un ambiente de apertura y colaboración, así como también para provocar un estado de alerta y expectación positiva. Algunas veces resulta conveniente utilizar ayudas visuales.
El público convocado irá en función de cuál es el grupo de personas en quién se quiere tener una influencia y de su perfil individual y profesional se habrá de deducir el estilo de manejo de la reunión, lenguaje para una comunicación efectiva y necesidad de material de apoyo.
Siempre será mejor enviar material de lectura e información para provocar el interés en la reunión y finalmente, acerca de la duración es nuestra experiencia que el límite máximo debe ser de 2 horas.
Autor: Alejandro Serralde S.
